3人の同僚とカンファレンスに来ています。フライトとホテルは法人予約で問題なし。ところが2日目、誰かが本格的なレストランでチームディナーを提案し、2人は別々にタクシーで戻り、誰かが朝のセッション前にグループ分のコーヒーを買ってきました。こうした出費は「会社持ち」か「割り勘」かのどちらにもきれいに収まりません。同僚との出張費の分け方は、計算よりも、月曜日の会議で顔を合わせる相手と気まずくならないことが肝心です。

核心は、出張には2つの経費システムが同時に走っていることです。会社が経費報告書で精算するものと、社交的・裁量的、あるいは現金で済ませた方が楽だから同僚同士で個人的に分けるもの。この2つを混ぜると物事がこじれます。誰かが経費報告書で二重取りしてしまったり、誰かが、返ってこない立て替え金に静かに不満を募らせたりします。

出張費の分け方：早めに線引きする

出張の前、遅くとも初日に、グループチャットで一言送っておく価値があります：「フライトとホテルは会社直送。それ以外——食事、タクシー、雑費——はその場にいた人たちで分けて、該当するものは各自で経費申請する」。この一文で混乱の大半を防げます。目標は明確な境界を作ることです。会社が精算できるものは誰かの経費報告書に載せ、それ以外は実際にその場にいた人たちで分ける。

チームディナーの問題

ここが多くの人がつまずくシナリオです。同僚4人が夕食へ——合計27,000円。うち2人は、このような顧客がらみの夕食を経費報告書で会社が負担してくれる立場です。残り2人は経費にしません。単なるグループの集まりです。食事中に「実はこれ経費にするんだ」と言い出す人には誰もなりたくないし、半分の人がどうせ精算されるのに、4人で会計を分けるのも気まずい。

最もすっきりする解決策：経費にする2人が13,500円を2人で分けて、それぞれ自分の経費報告書に載せます（多くの会社は、明細つきの食事は自分のカードで払うことを求めます。他人のカードではありません）。残り2人は残りの13,500円を個人的に分け、精算なし。経費側が1人6,750円、自己負担側も1人6,750円です。誰も自分の精算状況を食卓で発表する必要はありません。支払った人が後で精算し、共有記録で誰が誰にいくら借りているかを把握します。全員が帰宅して実際に報告書を提出した後で突き合わせる方が、会計の場で整理しようとするよりずっと良いです。

相乗りタクシーとその他の小物

空港からの移動、長いセッション後の飲み物1ラウンド、顧客ディナーからの相乗りタクシー——これらが「会社持ち」にきれいに当てはまることは稀です。自分が払ってレシートを提出すれば、相乗りタクシーを精算してくれる会社もあります。一方で、1人ずつ明細がないものは一切扱わない会社もあります。決めつけないでください。迷ったら、同乗した同僚たちで分け、記録し、各自が自分の経費報告書に提出する価値があるか独立に判断します。他人の会社の規定を裁くのはあなたの仕事ではありません。

グループの非公式な会計係になっているのがいつも自分なら、次の出張の前にそれを明言しましょう。出張全体の記録は、会社の経費システムか共有台帳に置きます。各レストランやチームのレシートは、SPLIITが品目をスキャンして、その場にいた人で請求を分け、内訳をテキストで共有できます。iOSとAndroidで無料で始められます。

個人的な分け前でもレシートは残す

これが多くの人が飛ばして後悔する部分です。自分の会社に提出する予定のない経費でも、レシートかその写真を出張後1〜2週間は取っておきましょう。理由は2つ。第一に、経費報告書の行はときどき質問されます。元の明細つきレシートがあれば（たとえ同僚が経費報告書を「所有」していても）、後々の気まずいSlackのやり取りを避けられます。第二に、出張後にグループで精算しているときに誰かが金額に異議を唱えても、レシートがあれば即座に会話は終わります。記憶の言い争いにはなりません。

あきらめるべきとき

出張費すべてを1円単位で分ける価値があるわけではありません。同僚が3日間の出張中にチーム分の600円のコーヒーを2回買ってきたら、それは借金ではなく、ただの親切な同僚です。明細化する社会的コストが1,200円を上回ります。実際に記録すべきなのは、およそ3,000〜4,000円を超えるもの、あるいは夕食のように人によって大きく金額が違う明らかに不均等なものに限りましょう。小物は、交代でおごって、細かく記録しない。

チームが年に1〜2回以上一緒に出張するなら、会社の経費システムか共有台帳を1つに標準化しましょう。明細つきのチームのレシートにはSPLIITを使い、その合計を正式な出張記録に記録します。

あらゆるグループ旅行のコスト管理のより広い仕組みは、混乱なくグループ旅行の費用を分ける方法を。チームが海外に出張するなら、複数通貨のグループ旅行の費用が為替レートの悩みをカバーします。そして、この出張で同僚の1人が慢性的に支払いが遅いと分かったなら、返してくれない友人への対処法のセリフ集は同僚にもそのまま使えます。