Sie sind mit drei Kollegen auf einer Konferenz. Flüge und Hotel wurden über das Unternehmen gebucht – kein Problem. Doch am zweiten Tag schlägt jemand ein gemeinsames Abendessen in einem richtigen Restaurant vor, zwei Personen nehmen getrennt ein Taxi zurück und vor der morgendlichen Veranstaltung bezahlt jemand eine Runde Kaffee für die Gruppe. Nichts davon lässt sich eindeutig den Kategorien „Das Unternehmen zahlt“ oder „Wir teilen die Kosten“ zuordnen. Und bei der Frage, wie man Geschäftsreisekosten mit Kollegen aufteilt, geht es weniger um Mathematik als darum, unangenehme Situationen mit Menschen zu vermeiden, die man am Montag wieder im Meeting sieht.

Das Kernproblem besteht darin, dass auf einer Geschäftsreise zwei getrennte Abrechnungssysteme gleichzeitig gelten: Ausgaben, die das Unternehmen über eine Reisekostenabrechnung erstattet, und Kosten, die Kollegen privat untereinander aufteilen, weil sie geselliger oder freiwilliger Natur sind oder sich schlicht leichter direkt begleichen lassen. Sobald beides vermischt wird, entstehen Probleme: Jemand rechnet versehentlich eine Ausgabe doppelt ab oder ärgert sich insgeheim darüber, Geld vorgestreckt zu haben, das nie zurückgezahlt wird.

Geschäftsreisekosten mit Kollegen aufteilen: Frühzeitig klare Grenzen ziehen

Vor der Reise, spätestens aber am ersten Tag, lohnt sich eine kurze Nachricht an die Gruppe: „Flüge und Hotel werden direkt vom Unternehmen bezahlt. Alles andere – Mahlzeiten, Taxifahrten und Nebenkosten – teilen wir untereinander auf und rechnen es, sofern möglich, jeweils selbst ab.“ Dieser eine Satz verhindert den Großteil der Unklarheiten. Entscheidend ist eine klare Trennung: Was das Unternehmen erstattet, gehört in die Reisekostenabrechnung der jeweiligen Person. Alles andere wird unter denjenigen aufgeteilt, die tatsächlich dabei waren.

Das Problem mit dem gemeinsamen Abendessen

An diesem Szenario geraten viele ins Stocken: Vier Kollegen gehen gemeinsam essen, die Rechnung beträgt insgesamt 180 $. Zwei von ihnen haben eine Position, bei der das Unternehmen ein solches, geschäftsnahes Abendessen über die Reisekostenabrechnung übernimmt. Die anderen beiden werden ihren Anteil nicht einreichen; für sie ist es einfach ein geselliges Beisammensein. Niemand möchte mitten beim Essen sagen: „Ich rechne das übrigens ab.“ Und ebenso wenig möchte jemand die Rechnung umständlich durch vier teilen, obwohl die Hälfte der Gruppe ihre Kosten ohnehin erstattet bekommt.

Die sauberste Lösung: Die beiden Personen, die ihren Anteil abrechnen, teilen 90 $ untereinander auf und reichen jeweils 45 $ über ihre eigene Reisekostenabrechnung ein. Die meisten Unternehmen möchten den detaillierten Bewirtungsbeleg zur Zahlung mit der eigenen Karte und nicht mit der Karte einer anderen Person sehen. Die anderen beiden teilen die verbleibenden 90 $ privat und ohne Erstattung. Damit entfallen auf jede Person auf der Abrechnungsseite 45 $ und auf jede Person auf der privaten Seite ebenfalls 45 $ aus eigener Tasche. Niemand muss am Tisch offenlegen, ob das Unternehmen die Kosten übernimmt. Wer die Rechnung bezahlt, klärt die Aufteilung anschließend, und eine gemeinsame Übersicht hält fest, wer wem wie viel schuldet. Es ist sinnvoller, dies im Nachhinein abzugleichen, wenn alle wieder zu Hause sind und ihre Abrechnungen tatsächlich eingereicht haben, als die Einzelheiten direkt beim Bezahlen der Rechnung zu klären.

Die gemeinsame Uber-Fahrt und andere Kleinigkeiten

Eine Fahrt vom Flughafen, eine Getränkerunde nach einem langen Veranstaltungstag oder ein gemeinsames Taxi zurück vom Kundenessen – solche Ausgaben lassen sich selten eindeutig der Kategorie „Das Unternehmen übernimmt die Kosten“ zuordnen. Manche Unternehmen erstatten eine gemeinsam genutzte Uber-Fahrt, wenn Sie bezahlt haben und den Beleg einreichen. Andere akzeptieren nichts, was nicht pro Person aufgeschlüsselt ist. Gehen Sie nicht einfach von einer bestimmten Regelung aus. Teilen Sie die Ausgabe im Zweifelsfall unter den mitfahrenden Kollegen auf, erfassen Sie sie und überlassen Sie jeder Person die Entscheidung, ob sich das Einreichen über die eigene Reisekostenabrechnung lohnt. Es ist nicht Ihre Aufgabe, die Richtlinien eines anderen Unternehmens auszulegen.

Wenn Sie auf solchen Reisen immer wieder unfreiwillig zum Kassenwart der Gruppe werden, sollten Sie das offen ansprechen, damit diese Aufgabe nicht jedes Mal automatisch bei Ihnen landet. Einige gemeinsame Ausgaben während einer dreitägigen Reise direkt auf dem Smartphone zu erfassen, statt am Flughafen aus dem Gedächtnis rekonstruieren zu müssen, ist genau die Lücke, für die SPLIIT entwickelt wurde: Beleg fotografieren, die Ausgabe unter den Anwesenden aufteilen und allen einen sichtbaren, laufend aktualisierten Überblick geben, statt alles nur im Kopf zu behalten. Die App ist kostenlos für iOS und Android erhältlich – ein wichtiger Punkt, wenn Sie Ihren Kollegen nicht vorschreiben können, was sie installieren.

Belege aufbewahren – auch bei privat geteilten Ausgaben

Diesen Schritt lassen viele aus und bereuen es später. Bewahren Sie den Beleg oder ein Foto davon noch ein bis zwei Wochen nach der Reise auf, selbst wenn Sie nicht vorhaben, die Ausgabe bei Ihrem Unternehmen einzureichen. Dafür gibt es zwei Gründe: Erstens kommen bei einzelnen Positionen einer Reisekostenabrechnung gelegentlich Rückfragen auf. Der detaillierte Originalbeleg verhindert dann einen unangenehmen Slack-Thread – auch wenn formal ein Kollege die Ausgabe eingereicht hat. Zweitens beendet der Beleg jede Diskussion sofort, falls die Gruppe die Kosten erst nach der Reise ausgleicht und jemand einen Betrag anzweifelt. Andernfalls wird daraus schnell ein Streit darüber, wer sich richtig erinnert.

Wann man eine Ausgabe einfach auf sich beruhen lassen sollte

Nicht jede Ausgabe auf einer Geschäftsreise muss centgenau aufgeteilt werden. Wenn ein Kollege während einer dreitägigen Reise zweimal eine Runde Kaffee für je 4 $ pro Person ausgibt, ist das keine Schuld, sondern einfach eine nette Geste. Die sozialen Kosten einer detaillierten Abrechnung wiegen schwerer als die 8 $. Erfassen Sie vor allem Beträge ab etwa 20–25 $ oder Kosten, die offensichtlich ungleich verteilt sind – etwa ein Abendessen, bei dem die Ausgaben pro Person stark voneinander abweichen. Bei Kleinigkeiten können Sie sich mit dem Bezahlen abwechseln, ohne genau Buch zu führen.

Wenn Ihr Team häufiger als ein- oder zweimal im Jahr gemeinsam reist, lohnt sich eine gemeinsame Lösung ohne Abonnement, um geteilte Ausgaben festzuhalten. So brauchen Sie nicht für jede Reise einen neuen Gruppenchat und müssen keine neue Abrechnung im Kopf führen. SPLIIT eignet sich dafür gut, weil die App sowohl für iOS als auch für Android kostenlos ist und die Gruppe für die nächste Reise bestehen bleibt.

Mehr über die grundlegende Verwaltung von Kosten bei Gruppenreisen erfahren Sie im Beitrag Gruppenreisekosten ohne Chaos aufteilen. Wenn Ihr Team international unterwegs ist, erklärt Gruppenausgaben bei Reisen mit mehreren Währungen, wie Sie mit Wechselkursen umgehen. Und wenn sich auf dieser Reise zeigt, dass ein Kollege seine Schulden grundsätzlich nur sehr langsam begleicht, finden Sie unter Was tun, wenn jemand nie zurückzahlt? Formulierungen, die sich ebenso gut im Kollegenkreis verwenden lassen.