Ausgaben in mehreren Währungen auf Gruppenreisen aufteilen

Eine App zum Aufteilen von Ausgaben in mehreren Währungen macht sich bezahlt, sobald eure Gruppe eine Grenze überquert. Reisen im eigenen Land verzeihen Ungenauigkeiten – alle zahlen in derselben Währung, sodass eine grobe Rechnung im Kopf meistens ausreicht. Bei internationalen Reisen funktioniert das überhaupt nicht. Eine Person bezahlt das Abendessen in Euro, jemand anderes übernimmt ein Taxi in Dollar, eine dritte Person hat die Unterkunft schon Wochen zuvor in der Landeswährung gebucht, und am dritten Tag ist sich niemand mehr einig, wer wem eigentlich wie viel schuldet, weil alle im Kopf mit einem etwas anderen Wechselkurs rechnen.

So verhindert ihr, dass genau das am Ende eure prägendste Erinnerung an die Reise wird.

Warum das gerade im Ausland schiefgeht

Das eigentliche Problem ist nicht, dass Währungsumrechnung mathematisch schwierig wäre. Vielmehr rechnet jede Person in der Gruppe ein wenig anders – und leicht abweichende Ergebnisse wirken schnell so, als würde „jemand lügen“, obwohl in Wahrheit nur drei Personen drei verschiedene Wechselkursquellen verwenden. Eine Person schaut bei Google nach, eine andere nutzt den Kurs ihrer Bank-App, der meist einen Aufschlag enthält, und eine dritte schätzt einfach. Niemand liegt unbedingt falsch, aber die Ergebnisse stimmen nicht überein. Am Ende diskutiert die Gruppe über den Wechselkurs statt über die eigentliche Ausgabe.

Die Lösung besteht nicht in noch größerer Genauigkeit. Legt vor Reisebeginn eine einzige Kursquelle und eine Basiswährung fest. Dann muss die Frage „War das fair?“ nicht gleichzeitig mit der Frage „Welcher Wechselkurs ist richtig?“ geklärt werden.

Rechenbeispiel: Ein Abendessen, ein Taxi, zwei Währungen

Angenommen, eure Basiswährung ist USD und ihr verwendet einen Kurs von ungefähr 1,08 USD pro EUR – ein sinnvoller Arbeitskurs, der allerdings von Tag zu Tag schwankt; darauf kommen wir gleich zurück.

Eine Person bezahlt 80 € für das Abendessen. Bei einem Kurs von 1,08 entspricht das 86,40 $. Eine andere Person bezahlt 120 $ für ein Taxi. Dieser Betrag liegt bereits in Dollar vor und muss daher nicht umgerechnet werden.

Wenn vier Personen das Abendessen und zwei Personen das Taxi teilen – die beiden anderen sind beispielsweise mit der U-Bahn gefahren –, kostet das Abendessen pro Person 21,60 $ und die Taxifahrt für die beiden Mitfahrenden jeweils 60 $. Niemand muss nach einem langen Flug um 2 Uhr nachts im Kopf ausrechnen, wie viel 80 € in Dollar sind. Der Betrag wird bei der Erfassung direkt in die Basiswährung umgerechnet, und zwar zu einem Kurs, auf den sich alle verständigt haben.

Genau hier zeigt sich der Wert einer wirklich nützlichen App für mehrere Währungen: Ihr solltet die 80 € in Euro erfassen können, während die App automatisch den vereinbarten Kurs der Gruppe anwendet und alle Salden in der einen Währung anzeigt, die tatsächlich alle verstehen. Wenn ihr die Beträge manuell in einer Notizen-App umrechnet, unterscheidet sich der heute verwendete Kurs möglicherweise von dem Kurs, den ihr drei Tage später nutzt. Am Ende der Reise lassen sich eure Zahlen dann nicht mehr sauber abgleichen, obwohl alle nach bestem Wissen gehandelt haben.

Wechselkurse schwanken: Einigt euch auf eine Quelle, nicht auf die perfekte Zahl

Die ehrliche Einschränkung lautet: Wechselkurse verändern sich – im Laufe einer einwöchigen Reise manchmal um ein oder zwei Prozent. Wenn ihr das Abendessen am ersten Tag mit 1,08 und das Taxi am fünften Tag mit 1,06 umrechnet, verwendet ihr technisch gesehen zwei unterschiedliche Kurse für zwei unterschiedliche Transaktionen. Das ist völlig in Ordnung. Entscheidend ist, dass ihr nicht zusätzlich darüber streitet, welcher Kurs „richtig“ war. Ihr habt zu Beginn vereinbart, den Kurs zu verwenden, den Google, XE oder die Umrechnung eurer Kreditkarte zum Zeitpunkt der Ausgabe anzeigt, und bleibt konsequent bei dieser Quelle. Am Ende alles nachträglich mit einem einzigen Schlusskurs abzugleichen, verursacht mehr Aufwand, als der geringe Genauigkeitsgewinn rechtfertigt.

In einem Fall ist der Unterschied allerdings relevant: wenn jemand bereits Wochen vor der Reise einen großen Betrag vorausbezahlt hat – etwa für das Airbnb oder eine mehrtägige Tour – und damals ein deutlich anderer Kurs galt als während der Reise. Kennzeichnet diese Ausgabe. Die Abweichung kann groß genug sein, um sie offen anzusprechen, statt sie stillschweigend einer Person aufzubürden.

Eine App zum Aufteilen von Ausgaben in mehreren Währungen vor der Abreise einrichten

Trefft drei Entscheidungen, einmalig und bevor jemand ins Flugzeug steigt:

• Basiswährung. In der Regel ist das die Währung, in der die meisten Personen der Gruppe im Alltag ihr Einkommen erhalten und ihre Ausgaben bezahlen.
• Kursquelle. Entscheidet euch für eine – der von Google angezeigte Kurs ist ausreichend, einheitlich und kostenlos. Wechselt während der Reise nicht zwischen verschiedenen Quellen.
• Wer erfasst welche Ausgabe – und wie schnell? Eine Gewohnheit rettet jede Reise mit mehreren Währungen: Erfasst Ausgaben innerhalb einer Stunde, solange sowohl der Beleg als auch der aktuelle Wechselkurs noch greifbar sind. Wer zwei Tage später versucht, Umrechnungen aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren, macht die meisten Fehler.

Wenn ihr darauf den gesamten Ablauf für eure Reisekosten aufbauen möchtet – also wer was bezahlt und wie ihr mit wechselnden zahlenden Personen umgeht –, findet ihr im Leitfaden zu Gruppenreisekosten die vollständige Vorgehensweise. Die Umrechnung mehrerer Währungen gehört dort in den dritten Schritt.

Das alles bei einer zehntägigen Reise durch drei Länder von Hand zu erledigen, ist genau die Art von Buchführung, die irgendwann unter ihrem eigenen Gewicht zusammenbricht. Wenn du am Ende der Reise vierzig Belege in vier Währungen verwaltest, kann SPLIIT jeden davon scannen, automatisch umrechnen und während der gesamten Reise einen laufenden Saldo in eurer Basiswährung führen. Die App ist kostenlos für iOS und Android erhältlich.

Wenn ihr zusätzlich ein Airbnb aufteilt

Bei internationalen Reisen kommt zur Währungsfrage häufig noch eine gemeinsam gemietete Unterkunft hinzu – etwa eine Monate zuvor in einer Währung bezahlte Anzahlung und eine in einer anderen Währung berechnete Reinigungsgebühr. Der Beitrag Airbnb-Kosten mit Freunden aufteilen behandelt den Wert der einzelnen Zimmer und die Aufteilung der Gebühren. Es lohnt sich, diese Fragen getrennt von der eigentlichen Währungsumrechnung zu klären, damit ihr nicht zwei Probleme im selben Gespräch lösen müsst. Falls ihr verschiedene Tools vergleicht und neben den Reisekosten nicht noch eine monatliche Gebühr bezahlen möchtet, lohnt sich außerdem ein Blick auf die beste App zum Aufteilen von Rechnungen ohne Abonnement.

Bei der Reise sollte es um die Reise gehen

Eine Basiswährung und eine einzige Kursquelle sollen keine Genauigkeit um ihrer selbst willen schaffen. Sie beseitigen vielmehr einen wiederkehrenden Streitpunkt, der nichts mit der eigentlichen Reise zu tun hat, sondern nur mit einer Rechnung, auf die sich vorher niemand verständigt hat. Richtet alles einmal ein, erfasst die Ausgaben konsequent und rechnet am Ende in der Währung ab, die für die Gruppe am einfachsten ist – meistens in der Heimatwährung aller, die ganz zum Schluss ein einziges Mal umgerechnet wird.

Wenn du Belege in mehreren Währungen lieber nicht von Hand verwalten möchtest, übernimmt SPLIIT die Umrechnung und den laufenden Saldo für dich. Dann bleibt am Ende der Reise nur noch die Entscheidung, wie ihr die Barrechnung des letzten Abends aufteilt. Kostenlos für iOS und Android.