Roadtrip-Kosten aufteilen: Benzin, Hotels und Essen

Vier Personen, ein Auto, 1.200 Meilen. Noch bevor überhaupt jemand eine Tasche gepackt hat, muss geklärt werden, wie ihr die Roadtrip-Kosten aufteilt, damit die Person am Steuer nach der Rückkehr nicht 300 $ ärmer ist als alle anderen. Beim Benzin liegt die Sache auf der Hand. Bei Hotels und Essen wird es tatsächlich kompliziert, denn anders als Spritkosten verteilen sie sich nicht automatisch gleichmäßig – eine Person bestellt immer das Hauptgericht für 22 $, während sich eine andere mit einem Sandwich von der Tankstelle begnügt.

Roadtrip-Kosten fair aufzuteilen ist überraschend schwierig, weil die Ausgaben in drei unterschiedlichen Rhythmen anfallen: Benzin wird regelmäßig gebraucht und zu gleichen Teilen geteilt, Hotels fallen regelmäßig an und werden (meistens) gleichmäßig aufgeteilt, während Essen ständig anfällt und die Beträge stark variieren. Wer alle drei Kategorien gleich behandelt, bringt die Reisekasse schnell aus dem Gleichgewicht.

Die Spritkosten konkret berechnet

Angenommen, ihr fahrt insgesamt 1.200 Meilen, das Auto schafft 30 Meilen pro Gallone und Benzin kostet etwa 3,50 $ pro Gallone. Vier Personen teilen sich die Kosten.

• Benötigte Menge: 1.200 ÷ 30 = 40 Gallonen
• Gesamte Spritkosten: 40 × 3,50 $ = 140 $
• Pro Person: 140 $ ÷ 4 = 35 $

Das ist der einfache Teil. Schwieriger ist die Frage, ob 35 $ pro Person wirklich fair sind, denn die Person, der das Auto gehört, bezahlt nicht nur das Benzin – sie nimmt auch 1.200 Meilen Verschleiß am eigenen Fahrzeug in Kauf. Ölwechsel, Reifenverschleiß, Bremsbeläge, Wertverlust. Der Standard-Kilometersatz der US-Steuerbehörde IRS, der für betriebliche Abzüge verwendet wird, liegt zum Zeitpunkt dieses Artikels bei rund 67 Cent pro Meile. Natürlich erwartet niemand, dass Freunde auf einem Roadtrip diesen Satz zahlen. Er zeigt aber, dass „nur Benzin“ die tatsächlichen Kosten des eigenen Autos zu niedrig ansetzt.

Zwei vernünftige Lösungen: entweder eine feste Pauschale pro Meile, die unter dem IRS-Satz liegt – zum Beispiel 10 bis 15 Cent pro Meile, aufgeteilt auf die Mitfahrenden. Bei 1.200 Meilen ergibt das insgesamt 120 bis 180 $ beziehungsweise zusätzlich etwa 30 bis 45 $ pro mitfahrender Person. Oder ihr vereinbart eine einfachere Pauschale, etwa 20 $ extra von jeder Person für die Person am Steuer, unabhängig von der Strecke. Keine der beiden Varianten ist wissenschaftlich „korrekt“. Beide sind besser, als den Verschleiß stillschweigend bei der Person mit dem Auto abzuladen, die sich beim nächsten Mal deshalb unwohl damit fühlt, ihr Fahrzeug zur Verfügung zu stellen.

Hotels: Nach Zimmern aufteilen, nicht nach Personen (meistens)

Wenn sich alle die Zimmer teilen und jeweils zu zweit in einem Bett schlafen, ist die Hotelrechnung einfach: Gesamtkosten geteilt durch die Gruppe. Komplizierter wird es, wenn jemand ein eigenes Zimmer möchte oder eine Person im Voraus mit Punkten bucht und die Gruppe ihr stattdessen Geld schuldet. Erfasst jeden Hotelaufenthalt als eine Ausgabe und teilt sie gleichmäßig unter den Personen auf, die dort tatsächlich übernachten. Die Person, die mit Punkten gebucht hat, sollte nicht drei Wochen später aus dem Gedächtnis vier einzelnen Erstattungen hinterherlaufen müssen.

Essen: Wo die gleichmäßige Aufteilung nicht mehr funktioniert

In dieser Kategorie liegen viele falsch. Jede Restaurantrechnung gleichmäßig aufzuteilen klingt fair – bis eine Person bei jeder einzelnen Mahlzeit vier Tage lang nur einen Beilagensalat und Wasser bestellt, während eine andere Ribeye-Steak und zwei Bier nimmt. Auf einer längeren Reise summiert sich dieser Unterschied zu einem erheblichen Betrag.

Der praktische Ansatz: Wenn bei einer gemeinsamen Mahlzeit alle ungefähr ähnlich viel bestellen, teilt die Rechnung gleichmäßig auf und hakt sie ab – der buchhalterische Aufwand ist die Reibung nicht wert. Unterscheiden sich die Beträge deutlich, bezahlt entweder jede Person ihr eigenes Essen oder ihr schlüsselt die Rechnung nach einzelnen Positionen auf. Wenn ihr ohnehin SPLIIT nutzt, um die Reiseausgaben zu erfassen (kostenlos für iOS und Android), ist genau dafür das Scannen von Belegen gedacht: Fotografiert die Rechnung, ordnet jede Position der Person zu, die sie bestellt hat, und lasst die App rechnen, statt dass jemand um 23 Uhr auf einer Serviette herumkalkuliert.

Die ehrliche Antwort: Solltet ihr Snacks für 6 $ erfassen?

Nein. Eigentlich nicht. Wenn ihr jeden Kaffee von der Tankstelle und jeden Snack aus dem Automaten erfasst, steckt ihr mehr Energie in die Buchhaltung, als der Betrag wert ist – und geht euren Freunden dabei wahrscheinlich auf die Nerven. Erfasst werden sollten Ausgaben ab ungefähr 15 bis 20 $ oder Kosten, die eindeutig ungleich verteilt sind: ein Hotelzimmer, eine Tankfüllung, ein großes gemeinsames Abendessen. Kleine persönliche Einkäufe wie eigene Snacks oder eigener Kaffee bleiben am einfachsten bei der Regel „Jeder bezahlt selbst“. Eine Tüte Chips einzeln aufzuschlüsseln, ist der schnellste Weg zu einer Tabellenkalkulationsdiskussion, die auf diesem Roadtrip niemand führen wollte.

Wenn du am Ende die Kosten für die gesamte Reise organisierst – und wenn du das hier liest, gehörst du wahrscheinlich zu diesen Menschen –, hilft ein Ort, an dem du Belege direkt unterwegs erfassen kannst, statt sie alle bis zur Abrechnung auf der Heimfahrt aufzubewahren. Mit SPLIIT kannst du Ausgaben sofort eintragen, sodass bei eurer Rückkehr bereits alle wissen, wie viel sie schulden – kostenlos für iOS und Android.

Alles zusammengefasst

Ein viertägiger Roadtrip mit vier Personen und den oben genannten Zahlen könnte so aussehen: 140 $ für Benzin plus 60 $ Verschleißpauschale für die Person am Steuer (insgesamt 200 $, also 50 $ pro Person), 320 $ für Hotels, gleichmäßig aufgeteilt (80 $ pro Person), und Essen wird pro Mahlzeit abgerechnet – bei unkomplizierten Mahlzeiten gleichmäßig, bei großen Preisunterschieden nach einzelnen Positionen. Haltet die Regeln vor der Abfahrt schriftlich fest: Wer bezahlt was? Wie werden Benzin und Verschleiß berücksichtigt? Wird Essen einzeln abgerechnet oder gleichmäßig aufgeteilt? So muss niemand um 2 Uhr nachts auf einem Tankstellenparkplatz über Fairness verhandeln.

Mehr darüber, wie ihr die Kosten einer längeren Gruppenreise organisiert, erfahrt ihr in Gruppenreisekosten ohne Chaos aufteilen. Wenn zu eurer Reise eine gemeinsam gemietete Unterkunft gehört, behandelt Airbnb-Kosten mit Freunden aufteilen genau diesen Sonderfall. Und wenn ihr einfach alle Ausgaben unkompliziert erfassen möchtet, ohne für ein weiteres Abo zu bezahlen, lohnt sich schon vor Reisebeginn ein Blick auf die beste App zum Aufteilen von Rechnungen ohne Abonnement – nicht erst danach.